SIGNIFIKANSI EMPAT INSTRUMEN POKOK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DOI:
https://doi.org/10.46836/jk.v11i1.69Keywords:
Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Dinamis, Instrumen Pokok, Pencipta Arsip, Efektif Dan EfisienAbstract
Arsip dinamis merupakan sumber informasi manajemen yang sah untuk mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan di lingkungan pencipta arsip. Umumnya pencipta arsip telah melakukan hampir semua tahapan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip hingga tahap penyusutan arsip. Namun demikian, pengelolaan arsip dinamis masih belum berjalan efektif dan efisien, sehingga keberadaan arsip dinamis sebagai sumber informasi manajemen yang dapat memfasilitasi good governance dan mendukung mekanisme akuntabilitas belum sepenuhnya dirasakan. Kondisi ini berimplikasi terhadap persoalan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip dinamis, seperti arsip yang tercipta tidak autentik dan reliabel, arsip tidak memiliki kelompok informasi, penyusutan arsip tidak berdasarkan prosedur, informasi arsip bocor, dan fisik arsip hilang. Salah satu faktor penyebab mengapa hal ini terjadi adalah karena belum diterapkannya secara penuh empat instrumen pokok pengelolaan arsip dinamis, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pengelolaan arsip dinamis.
References
LAN RI, (2003), Kajian Paradigma, LAN RI, Jakarta.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip dinamis.
________; Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip.
________; Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
________; Nomor 22 Tahun 2015 tentang Penetapan Arsip Jadwal Retensi Arsip.
Pustaka Phoenix, (2009), Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Baru, PT Media Pustaka Phoenix, Jakarta.
Saffaly, William, 2004, Records and Information Management, ARMA, United States of Amirica.
Standar Nasional Indonesia (SNI) 19-6962.1-2003 Dokumentasi dan Informasi-Manajemen Rekaman; Bagian I – Umum.
The International Organization for Standardization (ISO) 15489, Information and Documentation-Records Management, Part 1; General (and) Part 2; Guidelines.
Wallace, Patricia, E, (and) Ann Jo, 1992, Records Management; Integrated Information System, Englewood Cliff, New Jersey-Prentice Hall.
Walne, Peter (ed), 1992, Dictionarry of Archival Terminologi, German, Italian, Russian and Spanish, Muenchen-New York-London-Paris; English and French with Equivatent in Dutch.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071).
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846).
